I promemoria riducono i no-show, ma non li monetizzano: incassa una caparra e riempi lo slot liberato
Il gestionale ti manda il promemoria, il paziente non si presenta lo stesso, e quello slot da 80-120€ resta un buco nell'agenda che nessuno ha incassato e nessuno ha rioccupato. Il problema non è ricordare l'appuntamento: è proteggerlo economicamente.
Come incassare una caparra alla prenotazione in uno studio privato
Al paziente che prenota mostri un link di pagamento (Stripe o SumUp) e trattieni una caparra: percentuale della prestazione o importo fisso, come preferisci. Se si presenta, la caparra vale come acconto sulla prestazione; se disdice fuori tempo o non si presenta, la caparra copre in tutto o in parte la mancata seduta. Il no-show smette di essere una perdita secca e diventa un rischio coperto.
Riempire automaticamente gli slot cancellati in agenda
Quando un appuntamento si libera, SlotSalvo attiva il backfill: avvisa via WhatsApp i pazienti in lista d'attesa per quella fascia oraria, il primo che conferma prende lo slot e paga la caparra. Non devi telefonare tu, non resta il buco: l'ora liberata alle 9 del mattino può essere riassegnata entro pochi minuti senza intervento manuale della reception.
Quanto costano davvero i no-show a uno studio di fisioterapia o odontoiatria
Con 3-4 mancate presenze a settimana su prestazioni da 80-120€ parliamo di 900-1.900€ al mese di fatturato che non entra e che non compare da nessuna parte a bilancio, perché una seduta non fatta non genera un documento. Rendere visibile e coprire questa perdita è spesso il primo effetto misurabile: la caparra recupera parte del danno, il backfill recupera lo slot.
Lista d'attesa automatica per gli appuntamenti liberati
Chi non trova posto nella data che voleva entra in lista d'attesa per quella fascia. Appena si libera un posto, riceve la proposta su WhatsApp e conferma con un tap. Trasformi la domanda che oggi perdi ("non c'è posto prima di tre settimane") nel motore che ti riempie le disdette dell'ultimo minuto.
Serve integrare il gestionale? Come parte il v1
No, non al primo giorno. L'MVP è una pagina di booking pubblica con la tua regola di caparra e il trigger di backfill, usando un calendario proprio o un link ICS che sincronizzi con la tua agenda. Parti in giorni, non in mesi; l'integrazione diretta col gestionale arriva in un secondo momento, quando la regola caparra + backfill ha già dimostrato di reggere sul tuo studio.
La penale di disdetta è legale per uno studio privato?
Sì: uno studio privato può richiedere una caparra o applicare una penale per disdetta tardiva, purché sia comunicata chiaramente e accettata dal paziente al momento della prenotazione, con una finestra di cancellazione ragionevole (es. 24-48h) entro cui il rimborso è pieno. SlotSalvo mostra la regola in fase di booking e registra l'accettazione, così la caparra è trasparente e difendibile.
Domande frequenti
Come incasso una caparra quando il paziente prenota?
Il paziente paga la caparra tramite link Stripe o SumUp durante la prenotazione. Se si presenta vale come acconto; se non si presenta o disdice tardi, la caparra copre la seduta persa.
Come riempio in automatico uno slot cancellato?
Appena un appuntamento si libera, il sistema avvisa via WhatsApp i pazienti in lista d'attesa per quella fascia: il primo che conferma prende lo slot e paga la caparra, senza telefonate della reception.
Quanto perde uno studio con i no-show?
Indicativamente 3-4 assenze a settimana su prestazioni da 80-120€ valgono 900-1.900€ al mese di fatturato mai incassato, invisibile a bilancio perché una seduta non fatta non genera alcun documento.
È legale chiedere una penale o una caparra per la disdetta?
Sì, se la regola è comunicata e accettata alla prenotazione e prevede una finestra di cancellazione gratuita ragionevole (es. 24-48h). SlotSalvo mostra e registra l'accettazione della regola.
Devo cambiare o integrare il mio gestionale?
No al v1: parti con una pagina di booking pubblica, la regola caparra e il backfill, usando un calendario proprio o un link ICS. L'integrazione col gestionale arriva dopo.